Motivations-Check - Hugo Gasmann

Freitag, 16:30 Uhr: Ihr Chef möchte sämtliche Dokumente sehen, die der Kunde "Mustermann GmbH" in den zurückliegenden Wochen an ihre Abteilung per Mail geschickt hat. Wie reagieren Sie?

Ich sage das Abendessen mit meinem Partner ab. Dann beginne ich, meine Mails und meine Dateiablage zu durchsuchen und alle Kollegen anzurufen, die noch im Haus sind. Vollständig wird die Akte nicht, aber das weiß ja der Chef nicht.

Heute ist das letzte Mal, dass ich für ihn alles zusammen suche. Aber dann möchte ich ein modernes E-Mail-Management-System haben, das alle Mails automatisch im richtigen Kontext ablegt. Im Register "Mustermann GmbH" ist dann alles drin und jeder der die Infos braucht kann selber darauf zugreifen. Dann komme ich auch wieder rechtzeitig ins Wochenende.

Solche Wünsche hat der immer wieder. Ich vereinbare einen gemeinsamen Termin in der nächsten Woche, an dem der Vertrieb, unsere Chefsekretärin und die Serviceabteilung teilnehmen. Da werden wir herausfinden, um welche E-Mails und Dokumente es geht. Und leckere Kekse gibt's auch.
08:30 Uhr: Die Eingangspost: Zwei Dutzend Rechnungen, ein Haufen Briefe, Werbung. Und Sie sind verantwortlich.

Ich sortiere die Rechnungen nach Höhe, die fünf wichtigsten bekommt der Chef. Die Werbung kommt in den Müll, die Briefe bleiben bis nachmittags liegen, dann lese ich die und entscheide, was ich damit mache. Jedesmal ein Haufen Arbeit. Das Telefon wird solange umgeleitet. Schade, dass uns dann keiner erreichen kann.

Ich rufe die Azubis an. Die sind eigentlich ganz nett. Und dankbar, wenn Sie nicht das Archiv im Keller aufräumen müssen. Bis Mittag kopieren die dann alles, nachmittags wird einiges im Haus verteilt und der Rest in die Niederlassungen verschickt. Gegen Mitte der Woche haben dann alle ihre Post. Geht doch.

Eine Freundin hat mir erzählt, bei denen geht das alles automatisch. Wie die das wohl machen? Die muss ich unbedingt nochmal fragen - sowas brauchen wir auch!
27.März: Morgen steht die Steuerprüfung an. Der Mensch vom Finanzamt will bestimmt auch wieder alle Personalakten sehen und hat tausend Fragen zu den einzelnen Mitarbeitern.

Na, und? Der freut sich schon, wenn er zu uns kommt: Wir sitzen dann einen Vormittag gemeinsam am Rechner und schauen uns in Ruhe alle in der Personalakte digital archivierten Arbeitsverträge, Nachweise und Vorgangsakten an. Dann gehen wir gemeinsam zum Essen. Wo liegt das Problem?

Seit einer Woche steht hier schon alles still. Die Schneider aus der Verwaltung sucht und kopiert im Keller alles zusammen; der Chef und ich telefonieren den fehlenden Belegen hinterher. Beim letzten Mal hat die Prüfung zwei Tage gedauert, danach war der Chef eine Woche nicht ansprechbar.

So schlimm wird's schon nicht werden. Also ich habe noch nie gehört, dass eine Firma jemals wegen sowas Probleme bekommen hat. Sagen die im Fernsehen auch. Und wenn doch, haben wir ja einen guten Anwalt.
Nach der Jahresmesse: Sie haben einen tollen Auftrag ergattert und sind jetzt für den Kontakt zum Kunden bei der Abwicklung des Projektes verantwortlich.

Mach' ich! Ich melde mich bei einem dreitägigen Projektmanagement-Seminar an. Und unser EDV-Administrator will mir ein paar kleine Tools zeigen, die einem bei großen Projekten helfen. Und einen Assistenten habe ich auch, der kümmert sich um die Zuarbeit.

Ich habe das schon mal bei einem Kollegen mitbekommen, so ein Projekt ist ganz schön viel Arbeit. Ständig war der Kunde sauer, weil Absprachen nicht eingehalten wurden und keiner wusste, was vereinbart war. Der Kollege ist auch heute nicht mehr bei uns. Vielleicht bleibe ich besser bei dem, was ich jetzt tue. So wichtig sind Kundenprojekte auch nicht.

Ich freue mich drauf. Ideal hierfür wäre eine Software, die Kundendaten, Korrespondenzen und Protokolle in einer Kundenakte zusammenfasst und für alle im Team ersichtlich macht. Das ist die halbe Miete.
Punkte = Informations-Management-Typ:

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